SỐ HOÁ TÀI LIỆU

1. Số hóa tài liệu là gì?

Thông thường chúng ta luôn lưu trữ những văn bản tài liệu, hợp đồng, hình ảnh bằng giấy dẫn đến việc tốn không gian để bảo quản và lưu kho. Việc lưu trữ tài liệu bằng giấy dễ gây ra thất thoát, hư hỏng và tốn diện tích. Do đó, số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu phổ thông từ giấy tờ, văn bản cứng, hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hình ảnh thành các tài liệu có định dạng kỹ thuật số, có thể quản lý và sử dụng trên máy tính.

Cụ thể hơn, giải pháp số hoá tài liệu giúp doanh nghiệp, tổ chức có thể chuyển đổi các thông tin bản cứng thành tài liệu có thể lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm trở nên đơn giản chỉ với “click chuột”. Nhờ vậy, các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát, quản lý thông tin, văn bản, tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, tiện lợi nhất.

2. Phân biệt các khái niệm số hoá?

Hình 1. Phân biệt Digitization với Digitalization

a) So sánh Digitization với Digitalization

Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi thông tin từ định dạng vật lý sang phiên bản kỹ thuật số còn được gọi là văn phòng không cần giấy tờ. Số hóa đề cập đến hành động chuyển đổi bất kỳ thứ gì phi kỹ thuật số thành biểu diễn kỹ thuật số mà hệ thống máy tính có thể sử dụng để tự động hóa các hoạt động hoặc quy trình làm việc.

Thuật ngữ số hóa (Digitization) đã được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh như số hóa sách, số hóa âm nhạc, số hóa thông tin, số hóa trò chơi điện tử, v.v.

Trong khi số hóa (Digitalization) là việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi mô hình công ty nhằm cải thiện triển vọng doanh thu và giá trị gia tăng. Đó là quá trình chuyển sang kinh doanh kỹ thuật số.

Số hóa (Digitalization) kết hợp quá trình điều chỉnh các mô hình kinh doanh cũ với công nghệ mới và nắm bắt tiềm năng của công nghệ kỹ thuật số để thu thập dữ liệu, xác định các mẫu và đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh hơn.

b) So sánh Digitalization với Digital Transformation

Số hóa (Digitaliztion) là một phần trong quá trình chuyển đổi số (Digital Transformation). Chuyển đổi số là sự chuyển đổi của con người cho việc sử dụng công nghệ nhằm phục vụ mục đích làm việc. Chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp phải áp dụng rộng rãi hơn nhiều về công nghệ kỹ thuật số và thay đổi văn hóa làm việc.

3. Các loại tài liệu nào nên được số hóa?

Hình 2. Hệ thống quản lý tài liệu

Công nghệ số hóa đang ngày một phát triển mạnh mẽ với sự kết hợp của những tính năng công nghệ tiên tiến OMR, ICR và OMR, thiết bị và phần mềm số hóa tài liệu chuyên dụng. Không có giới hạn nào cho việc lựa chọn các tài liệu nên được số hóa, và các tài liệu nên cân nhắc được số hóa trong doanh nghiệp như sau:

• Thư từ chính thức
• Giấy tờ tài chính
• Bản vẽ công trình/thiết kế
• Bản đồ nhà máy
• Bản đồ khảo sát
• Tài liệu dạy học
• Hợp đồng thỏa thuận
• Hồ sơ bệnh án
• Hồ sơ nhân sự
• Hóa đơn và biên lai

4. Những lý do doanh nghiệp phải số hóa?

Số hóa (Digitalization) ảnh hưởng đối với cả công ty B2C và B2B. Các công ty phải thích nghi với việc số hóa tài liệu và đặt khách hàng làm trung tâm của việc bán hàng, bởi vì tương lai của mô hình kinh doanh sẽ được quyết định bởi khách hàng cuối cùng.

• Nhu cầu khách hàng gia tăng
• Năng lực mua sắm cao hơn
• Cạnh tranh ngày càng tăng
• Thị trường thay đổi liên tục
• Công nghệ mới